Vorbereitung, Einberufung und Durchführung von Wohnungseigentümerversammlungen gemäß § 25 Wohnungseigentumsgesetz WEG 2002 i.d.g.F.

Vorbereitung der ordentlichen Wohnungseigentümerversammlung, Erstellen einer Anwesenheitsliste und ggf. Erarbeiten von Beschlussvorlagen

Schriftliche Einberufung der ordentlichen Wohnungseigentümerversammlung, unter Einhaltung einer Frist von wenigstens 14 Tagen unter Angabe der Tagesordnung

Leitung und organisatorische Abwicklung (Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Abstimmungsergebnisse) der Wohnungseigentümerversammlung

Erstellung des Protokolls über die Versammlung in Form eines Ergebnisprotokolls und Versand an alle Wohnungseigentümer sowie Aushang im Objekt gemäß § 25 des WEG 2002

Umsetzung der festgestellten Beschlüsse bzw. Abstimmung im additiven Umlaufverfahren sofern notwendig

Allgemeine Betreuung der Wohnungseigentümer in gemeinschaftlichen Angelegenheiten

Mitwirkung an der Aufstellung und Änderung von Hausordnungen für im gemeinschaftlichen Eigentum stehenden Einrichtungen und Anlagen, z.B. Trockenraum;

Überwachung der Einhaltung der jeweils gültigen Haus- und Nutzungsvereinbarungen durch von der Eigentümergemeinschaft beauftragte Dritte (z.B. Hausbesorger, Hausbetreuungsunternehmen) und Abmahnung bei Verstößen im Namen der Eigentümergemeinschaft

Mündliche oder schriftliche Auskunftserteilung gegenüber der Eigentümergemeinschaft einschließlich Gewährung der Einsichtnahme in Verwaltungsunterlagen sowie gegenüber einzelnen Wohnungseigentümern, die hieran ein berechtigtes Interesse haben

Führung des erforderlichen Telefon- und Schriftverkehrs mit den Wohnungseigentümern und Dritten (z.B. Mietern, Nutzungsberechtigten)

Vorbereitung des Abschlusses von Verträgen und Überwachung ihrer ordnungsgemäßen Durchführung

Beratung über Notwendigkeit und Zweckmäßigkeit des Abschlusses von Verträgen

Einholen von Angeboten für Betreuungspersonal

Einholen von Angeboten für Hausbetreuungsdienste, Führung von Vertragsverhandlungen

Überwachung der ordnungsgemäßen Durchführung der Verträge, ggf. durch Beauftragte der Eigentümergemeinschaft wie z.B. Hausbesorger, sonstige Dienstleister

Bearbeitung von Versicherungsverträgen und Versicherungsschäden – soweit diese das gemeinschaftliche Eigentum betreffen

Aufbewahrung von Liegenschaftsdokumenten u. diesbezüglichen Unterlagen

Geordnete Aufbewahrung der übergebenen Verwaltungsunterlagen, die zur ordnungsmäßigen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlich sind, z.B. Wohnungseigentumsvertrag, Nutzwertfeststellung, Haus- und Nutzungsordnungen, Eigentümerlisten, Einheitswertbescheide, Baubescheide, Protokolle über Eigentümerversammlungen, Ausfertigungen gerichtlicher Entscheidungen und behördlicher Verwaltungsakte, Bestandspläne, Schließpläne, Sicherungs- scheine, Generalschlüssel, Betriebsanleitungen usw.;

Geordnete Aufbewahrung sonstiger Verwaltungsunterlagen, insbesondere der Verträge mit Dritten, Abrechnungen, Buchhaltungsunterlagen mit Konten, Buchungsbelege und Bankauszüge

Im übrigen Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen in entsprechender Anwendung der steuerlichen Vorschriften und nach den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

Administration Dienstverhältnisse

Einweisung und laufende Anleitung des Hausbetreuungspersonals

Sozialversicherungsrechtliche Anmeldung bei der zuständigen Krankenkasse

Auswahl einer Mitarbeitervorsorgekasse und laufende Abführung der Beiträge zur Sicherung der Abfertigungsansprüche

Führung der erforderlichen gesetzlichen Aufzeichnungen für Urlaub und Krankenstand

Evidenzhaltung der Bestimmungen des Entgeltfortzahlungsgesetzes bei Krankheit

Organisation von Urlaubs- und Krankenvertretungen

Laufende Lohnabrechnung und fristgerechte Abführung der lohnabhängigen Abgaben an Finanzamt, Sozialversicherung und Gemeinde

Jährliche Übermittlung aller entgeltrelevanten Daten an die Abgabenbehörde

Abmahnung und gegebenenfalls Kündigung von Hausbetreuungspersonal

Organisation und Mitwirkung bei der Evaluierung der Arbeitsstätte des Hausbetreuungspersonals